Jak zoptymalizować swój czas pracy i działać skuteczniej?

Czasami siedząc przy komputerze, mamy wrażenie, że czas przecieka nam przez palce. Godziny płyną, a my wciąż nie zbliżamy się do końca. Winna jest temu przede wszystkim dezorganizacja. Jak zoptymalizować swój czas pracy? Podpowiadamy!

Dlaczego warto być wydajnym?

W świecie pracy bardzo często oczekujemy, że wszystko będzie na już i od ręki. Zwiększanie wydajności jest więc kluczowym elementem. Bycie wydajnym oznacza bowiem bycie skutecznym. Powinniśmy nad tymi umiejętnościami pracować, gdyż zależy od nich nasza pozycja zawodowa i poczucie spokoju w pracy.

 Jak zoptymalizować swój czas pracy? – praktyczne porady

Ułatwiajmy sobie pracę

W pierwszej kolejności musimy uporządkować swoje dokumenty. Zbyt wiele chaotycznie rozrzuconych plików może nam znacznie utrudniać znalezienie tego, którego szukamy. Jeżeli jednak posegregujemy je w odpowiednie foldery oraz dobrze je oznaczymy, zarządzanie naszymi danymi stanie się dużo prostsze.

Możemy też korzystać z wielu przydatnych narzędzi. Na przykład automatyczne uzupełniacze formularzy czy skróty klawiszowe znacznie przyczynią się do skrócenia czasu, który spędzamy przed komputerem.

Poobserwujmy siebie

Pracując nad zwiększeniem swojej wydajności, warto również, abyśmy poświęcili jeden lub dwa dni na samoobserwację. Pozwoli nam to określić, w którym momencie mamy momenty najmniejszej, a kiedy największej efektywności. Wtedy z łatwością podzielimy swoje zadania, zgodnie z trybem pracy, w jakim funkcjonujemy. Warto, aby praca twórcza, przeplatana była z tą bardziej mechaniczną – odtwórczą.

Zagospodarujemy przestrzeń

Powinniśmy zastanowić się nad ergometrycznym wykorzystaniem przestrzeni. Może łatwiej niż kilkadziesiąt razy dziennie podchodzić do drukarki, przenieść ją bliżej biurka?

Trzymajmy się planu działania

Jeżeli planujemy sobie nasz dzień w pracy, powinniśmy stosować się do harmonogramu. Często utrudniają nam to tzw. zajęcia rozpraszające. Składają się na nie m.in. przeglądanie internetu, czy rozmowy ze znajomymi. Aby więc w pełni zoptymalizować swój tryb pracy, powinniśmy dobrze sporządzić plan działania. Uwzględnijmy w nim tzw. przerywniki, czyli ok. 5-minutowe przerwy po każdym wykonanym zadaniu. Musimy jednak surowo kontrolować nasz czas.

Metoda Bloomberga

Polega ona na tym, że na początku każdego dnia pracy powinniśmy ustalić, co jest najważniejszą i najtrudniejszą rzeczą do wykonania danego dnia. Jednocześnie powinniśmy się z nią zmierzyć na samym początku. Inaczej będzie ona wisieć nad nami jak burzowa chmura- odbierze nam energię i entuzjazm do działania.

Za duża ilość zadań

Nie możemy jednocześnie pracować nad kilkoma dokumentami. Lepiej i efektywniej jest podzielić swój czas i skoncentrować się na jednym zadaniu!